Rabu, 11 November 2009
A. Fungsi E-mail Sebagai Alat Komunikasi
1. Penggunaan Internet untuk Komunikasi (E-mail)
E-mail (Electronic Mail) merupakan salah satu fasilitas tertua dalam penggunaan internet. Dengan adanya e-mail maka akan mempermudah orang dari seluruh dunia untuk saling berkomunikasi dalam waktu singkat. Salah satu alasan disebarluaskannya penggunaan internet sebagai jaringan komputer internasional adalah karena fleksibilitas dari berbagai jenis komputer yang dapat terhubung dengan internet.
Terdapat dua jenis e-mail, yaitu :
- E-mail berbaris web, pada e-mail jenis ini,seluruh aktivitas mengirim atau menerima e-mail dilakukan melalui sebuah situs yang disebut dengan web mail.
- E-mail berbaris client, dibutuhkan sebuah perangkat lunak apabila akan menggunakan e-mail pada e-mail jenis ini, misalnya Eudora atau Microsoft Outlook. Fasilitas yang disediakan perangkat lunak tersebut, antara lain fasilitas untuk menulis dan menulis dan mengolah e-mail tanpa harus terhubung dengan Internet.
2. Fungsi E-mail sebagai Alat Komunikasi
E-mail berasal dari kata electronic mail. E-mail atau surat elektronik adalah suatu cara untuk mengirimkan pesan dalam format data elektronik dari suatu komputer ke komputer lainnya. Pesan yang terdapat pada e-mail dibuat dengan pengolah kata yang menghasilkan suatu dokumen dan kemudian dikirimkan secara elektronik dengan menggunakan komputer.
Penggunaan e-mail memungkinkan data terkirim secara elektronik sehingga sampai di tujuan dengan sangat cepat. Kita dapat mengirimkan file berupa program, gambar, grafik, dan file lainnya. E-mail juga dapat digunakan untuk mengirimkan surat kepada keluarga di luar negeri. Dalam bidang bisnis, e-mail sudah digunakan untuk melakukan kesepakatan bisnis atau mengirimkan dokumen penting.
Terdapat banyak cara untuk mendapatkan e-mail, yaitu :
- Melalui penyedia e-mail gratis, hanya tinggal mengunjungi penyedia tersebut, mengisi data pribadi lalu kita pun akan memiliki e-mail secara instan.
- Undangan dari teman, melalui undangan (invite) dari teman kita yang telah memiliki account pada penyedia layanan e-mail tersebut.
- Dari Intenet Service Provider (ISP), ISP adalah perusahaan yang melayani koneksi internet.
- Dari perusahaan, e-mail yang diperoleh dari perusahan adalah e-mail yang diberikan oleh suatu perusahaan. Ciri khasnya adalah alamat e-mail ini memiliki identitas perusahaan dimana e-mail tersebut terdaftar.
- Memesan sendiri, cara ini hanya bertujuan untuk mendapatkan alamat e-mail khusus yang dapat kita tentukan sendiri, mulai dari nama domain, identitas diri, serta fasilitas yang ingin kita dapatkan dari e-mail tersebut. Untuk mendapatkannya kita harus memesan domain terlebih dahulu, kemudian memesan paket hosting untuk server, setelah itu kita dapat menggunakan e-mail tersebut.
B. Mailbox (Fisik dan Logik)
Alat komunikasi melalui media elektronik mempunyai keunikan tersendiri, baik dari kecepatan transfer data maupun kemampuannya untuk melakukan broadcast. Surat merupakan alat komunikasi yang sudah lama kita kenal. Mengirim surat dengan menggunakan metode konvensional, akan menghasilkan sesuatu yang jelas dan isinya tidak harus selalu diklarifikasi. Sedangkan melalui e-mail sangat mudah digunakan. Pengguna e-mail memiliki kotak surat yang disebut dengan mailbox yang tersimpan dalam mail server. Untuk dapat membuka mailbox, pengguna harus memasukkan user ID dan kata kunci (Password). Pesan yang diterima akan disimpan mailbox, selanjutnya pemilik mailbox dapat melakukan pengecekan isi, membaca, menjawab, menghapus, dan mengirim pesan (e-mail).
C. Adress dan Subjek E-mail
Terdapat berbagai macam penyedia layanan e-mail, diantaranya :
Terdapat berbagai macam penyedia layanan e-mail, diantaranya :
- Yahoo!, layanan dari Yahoo! yang beralamat di mail.yahoo.com
- Gmail, layanan dari Google yang beralamat di mail.gmail.com
- Hotmail, layanan dari Microsoft yang beralamat di www.hotmail.com
- Plasa, layanan dari Telkom yang beralamat di www.plasa.com
Nama login atau alamat pada umumnya terdiri atas 2 bagian utama, yaitu nama mailbox dan nama komputer dimana mailbox tersebut berada. Mailserver merupakan komputer tempat meletakkan mailbox, sedangkan setiap pengguna e-mail dapat kita sebut sebagai client. Format penulisan alamat e-mail dituliskan sebagai berikut :
- namamailbox@namaserver
1. Melakukan Pendaftaran di Yahoo Mail
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
- Klik start
- Klik browser website
- Buka situs Yahoo Mail di http://mail.yahoo.com, di kotak Address
- Klik Sign Up, lalu isi form pendaftaran
- Isikan Enter the code pada bagian Verify Your Regristration
- Baca ketentuan layanan disediakan oleh Yahoo Mail. Pada bagian Term of Service, klik I Agree
- Setelah aplikasi diterima, sebaiknya mencatat Yahoo ID dan e-mail yang ditampilkan Yahoo!, kemudian klik Continue to Yahoo! Mail
- Setelah mengklik Continue to Yahoo! Mail, kita akan masuk ke Yahoo! Mail yang kita miliki. Kita akan mendapat inbox yang berisi ucapan selamat bergabung di Yahoo!
- Proses untuk menjadi anggota Yahoo! Mail telah selesai. Kita sudah memiliki e-mail di Yahoo!. Untuk keluar dari Yahoo!, klik sign out
2. Menggunakan Yahoo! Mail
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
- Klik start, pilih browser
- Buka situs Yahoo! di http://mail.yahoo.com, dengan cara mengetikan alamat tersebut di address. Isi Yahoo ID dan password, lalu sign in
D. Attachment File dalam E-mail
1. Mengirim E-mail
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Mengirim E-mail
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
- Klik ikon Compose
- Akan muncul halaman Compose
- Pada kotak To, ketik alamat e-mail penerima, dan pada kotak subjek ketik perihal e-mail yang kita kirimkan
- Pada kotak CC (Carbon Copy), isikan dengan alamat tujuan lain yang mendapat tembusan e-mail, alamat e-mail akan ditampilkan pada e-mail penerima sehingga penerima tahu siapa yang menerima e-mail
- Pada kotak BCC (Blind Carbon Copy), isikan dengan alamat tujuan lain yang mendapat tembusan e-mail, tetapi alamat e-mail tidak ditampilkan pada e-mail penerima sehingga penerima tidak tahu siapa yang menerima e-mail
- Ketik isi e-mail yang ingin kita kirimkan
- Klik Send, untuk mengirim e-mail
- Akan muncul konfirmasi pengiriman e-mail kita
- Klik Back to Inbox untuk kembali ke kotak surat (inbox)
2. Mengirim Attachment File dalam E-mail
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
- Klik Attach Files
- Pilih file dengan cara mengklik tombol Browse
- Selanjutnya akan ditampilkan proses pengambilan file (Attach File)
- Jika berhasil, akan muncul tombol Continue to Message
- Klik Send untuk mengirim e-mail beserta sisipan (attachment)
E. Melakukan Reply dan Forward
1. Melakukan Reply E-mail
Reply adalah fasilitas untuk membalas e-mail ke alamat e-mail si pengirim. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Melakukan Reply E-mail
Reply adalah fasilitas untuk membalas e-mail ke alamat e-mail si pengirim. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
- Buka surat yang terdapat di inbox
- Klik Reply, kemudian akan muncul editor reply
- Klik Attach Files, jika ingin memasukan dokumen
- Klik Send, tunggu sampai muncul pemberitahuan bahwa e-mail balasan (reply) kita sudah terkirim
- Klik Back to Message untuk kembali ke inbox
2. Melakukan Forward E-mail
Forward adalah fasilitas untuk meneruskan e-mail yang kita terima ke alamat e-mail lain selain alamat si pengirim. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
Forward adalah fasilitas untuk meneruskan e-mail yang kita terima ke alamat e-mail lain selain alamat si pengirim. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
- Buka surat yang terdapat di inbox
- Klik Forward, kemudian akan ditampilkan editor forward
- Tuliskan alamat e-mail tujuan pada kotak isian To
- Klik Send, tunggu sampai muncul pemberitahuan bahwa e-mail terusan (forward) kita sudah terkirim
- Klik Back to Message untuk kembali ke inbox
Untuk menghapus e-mail dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut :
- Buka kotak surat kita (inbox)
- Pilih e-mail yang ingin dihapus
- Klik pada bagian sebelah kiri Sender, sampai muncul tanda check list
- Klik Delete
- Pada bagian folders, pilih Bulk
- Pilih e-mail yang ingin dihapus
- Klik pada bagian sebelah kiri Sender, sampai muncul tanda check list
- Klik Delete
Langkah-langkah membuka atau menyimpan e-mail yang mempunyai sisipan (attachment) adalah sebagai berikut :
- Buka e-mail yang mengandung file attachment, e-mail ini akan ditandai dengan simbol attachment (seperti klip)
- Akan ditampilkan halaman e-mail yang diterima. Perhatikan bagian bawah e-mail, akan terlihat file attachment
- Klik nama file attachment pada kotak subject e-mail untuk membuka atau menyimpan (men-download) file sisipan
- Klik Scan and Download Attachment, kemudian akan tampil kotak informasi pengecekkan file attach terhadap virus
- Klik Download Attachment jika file attachment sudah benar-benar bebas dari virus
- Akan muncul kotak dialog untuk download file
- Jika ingin menyimpan file attachment, klik Save. Kemudian akan ditampilkan kotak dialod Save As
- Tentukan direktori atau folder penyimpanan data pada kotak Save in
- Klik nama file pada kotak File name jika ingin mengubah nama file attachment
- Klik Save, kemudian akan ditampilkan kotak dialog proses download file. Jika proses sudah selesai dan lengkap maka akan ditampilkan kotak dialog Download Complete
- Klik Open untuk membuka file hasil download atau Close untuk menutup jika proses download telah selesai
E-mail dapat membantu dalam banyak hal. Tapi penggunaan e-mail tanpa etika yang benar dapat berakibat fatal dalam beberapa kasus. Etika dalam berkomunikasi melalui e-mail dikenal dengan istilah netiquette atau internet etiquette. Berikut ini beberapa aturan yang perlu diketahui ketika kita berkomunikasi dalam e-mail.
- Hindari penggunaan huruf Kapital terhadap seluruh isi pesan.
- Hormati privacy orang lain.
- Ingatlah bahwa tidak semua orang suka menerima segala hal yang dianggap Lucu.
- Jangan teruskan surat berantai.
- Jangan melakukan spam.
- Perhatikan susunan e-mail kita apabila kita ingin mengirim.
- Selalu isi bagian subject.
- Ganti subject apabila topik pembicaraan berubah.
- Hapuslah pesan Reply yang tidak perlu.
- Jangan mudah tersinggung atau menghapus buru-buru menghapus semua e-mail tanpa memikirkannya terlebih dahulu.
- Bersabarlah dalam menunggu balasan.
- Jangan mengirim e-mail dengan lampiran yang terlalu besar, kecuali diminta.
- Hindari kesalahan ejaan.
- Hindari penggunaan kata-kata “pedas”.
- Baca Frequently Asked Question (FAQ), jika ingin bergabung dalam sebuah kelompok diskusi.