Rabu, 23 Desember 2009
A. Memasukkan Formula dalam MS. Excel
Microsoft Excel sebagai program pengolah angka menyediakan fasilitas perhitungan dengan menggunakan rumus. Formula atau ruimus yang dimasukkan dapat berupa fungsi (function), operator (operators), atau nilai konstan (constant). Untuk memasukkan rumus pada Microsoft Excel, harus diawali dengan memasukkan tanda sama dengan (=) dilanjutkan menuliskan rumus yang akan digunakan.
Operator Matematika pada Microsoft Excel merupakan operator Matematika yang biasa digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Terdapat beberapa jenis operator Matematika yang terdapat pada Microsoft Excel, seperti penjumlahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian.
Operator Matematika
Microsoft Excel sebagai program pengolah angka menyediakan fasilitas perhitungan dengan menggunakan rumus. Formula atau ruimus yang dimasukkan dapat berupa fungsi (function), operator (operators), atau nilai konstan (constant). Untuk memasukkan rumus pada Microsoft Excel, harus diawali dengan memasukkan tanda sama dengan (=) dilanjutkan menuliskan rumus yang akan digunakan.
Operator Matematika pada Microsoft Excel merupakan operator Matematika yang biasa digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Terdapat beberapa jenis operator Matematika yang terdapat pada Microsoft Excel, seperti penjumlahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian.
Operator Matematika
- Tanda ( ): Pengelompokkan Operasi, Contoh : (B5:B15)
- Tanda - : Minus, Contoh : - 4
- Tanda % : Presentase, Contoh 20 %
- Tanda ^ : Perpangkatan, Contoh : 4 ^2
- Tanda * : Perkalian, Contoh : 4*2
- Tanda / : Pembagian, Contoh : 8 / 2
- Tanda + : Penjumlahan, Contoh : 10 + 5
- Tanda - : Pengurangan, Contoh : 20 - 10
Untuk membuat penghitungan, masukkan rumus pada sel. Sebagai contoh, pada sel B5 diketik =5+2 kemudian tekan tombol Enter. Pada sel tersebut akan tertera nilai 7, sedangkan pada formula bar tertera =5+2. Untuk melihat isi formula bar suatu sel, tempatkan penunjuk sel pada sel yang dimaksud.
Selain melakukan penghitungan dengan angka tetap, kita juga dapat melakukan penghitungan berdasarkan nilai suatu sel. Contoh, pada sel B6 diketik =B5*5 kemudian tekan tombol Enter. Nilai pada sel B6 adalah 35 yang diperoleh dari perkalian nilai sel B5 (yaitu 7) dengan angka 5.
Selain melakukan penghitungan dengan angka tetap, kita juga dapat melakukan penghitungan berdasarkan nilai suatu sel. Contoh, pada sel B6 diketik =B5*5 kemudian tekan tombol Enter. Nilai pada sel B6 adalah 35 yang diperoleh dari perkalian nilai sel B5 (yaitu 7) dengan angka 5.
1. Menggunakan Angka Tetap
Microsoft Excel dapat digunakan untuk menghitung nilai angka tetap. Penghitungan dengan angka tetap sama seperti menghitung dengan kalkulator. Contoh, untuk menghitung perkalian antara 20 dengan 30, yaitu sebagai berikut.
Microsoft Excel dapat digunakan untuk menghitung nilai angka tetap. Penghitungan dengan angka tetap sama seperti menghitung dengan kalkulator. Contoh, untuk menghitung perkalian antara 20 dengan 30, yaitu sebagai berikut.
- Letakkan penunjuk sel di tempat yang diinginkan
- Ketikkan data =20*30 pada formula bar
- Tekan tombol Enter pada keyboard
Selain menggunakan angka tetap, Microsoft Excel juga dapat digunakan untuk menghitung nilai-nilai yang terdapat dalam beberapa sel. Hal ini lebih memudahkan pekerjaan karena setiap perubahan yang terjadi pada sel juga akan berpengaruh secara otomatis terhadap hasil penghitungan. Apabila nilai pada suatu sel berubah, secara otomatis Microsoft Excel akan memperbarui nilai akhirnya.
Contoh, unutk menghitung penjumlahan antara nilai pada sel C2 dengan C3 dan hasilnya ditampilkan pada sel C4, yaitu sebagai berikut.
- Letakkan penujuk sel pada sel C4
- Ketikkan data =C2+C3 pada formula bar
- Tekan tombol Enter pada keyboard
Penggunaan referensi sel dalam Microsoft Excel dapat dibagi menjadi tiga macam, yaitu referensi absolut, referensi relatif dan referensi semi absolut. Setiap referensi tersebut digunakan sesuai dengan kebutuhan.
1. Referensi Absolut
Referensi absolut pada suatu formula selalu menunjuk ke sel yang terletak pada lokasi yang tetap. Apabila posisi sel yang berisi formula atau rumus berubah, posisi referensi sel tidak akan berubah. Apabila kita menyalin formula atau rumus yang terdapat pada sel yang berisi rumus ke sel lain, referensi sel yang terdapat pada sel tersebut akan tetap menunjuk ke sel yang tetap.
2. Referensi Relatif
Referensi relatif pada suatu formula berbeda dengan referensi absolut. Apabila referensi sel disalin maka referensi sel relatif akan berubah sesuai dengan posisi relatif sel yang berisi formula.
3. Referensi Semi Absolut
Referensi semi absolut merupakan gabungan antara referensi absolut dengan referensi relatif.
C. Menggunakan Fungsi dalam Microsoft Excel
Fungsi merupakan fasilitas yang disediakan Microsoft Excel untuk membantu penghitungan yang cukup rumit . Dengan menggunakan fungsi, kita tidak perlu melakukan sendiri penghitungan yang dilakukan fungsi tersebut, tetapi cukup menyediakan data yang dibutuhkan.
Ketika kita mengetikkan tanda sama dengan (=) kemudian diikuti rumus, secara otomatis akan muncul teks bantu yang isinya berupa keterangan urutan rumus yang diketikkan. Hal ini mempermudah pengguna karena pengguna tidak perlu menghafal sintaks dari suatu rumus. Pada saat memasukkan formula, terdapat beberapa macam fungsi yang dapat digunakan untuk memudahkan pembuatan formula. Fungsi yang disediakan Microsoft Excel cukup banyak, mulai dari fungsi yang sederhana unutk melakukan penjumlahan sampai fungsi untuk analisis statistik dan database. Penggunaan fungsi harus sesuai dengan argumen atau sintaks yang telah ditentukan. Beberapa fungsi dalam Microsoft Excel, yaitu :
- Fungsi database, menganalisis data yang tersimpan dalam database
- Fungsi date and time, memanipulasi tanggal dan waktu
- Fungsi external, menjalankan fungsi yang terdapat pada aplikasi di luar Microsoft Excel
- Fungsi enginering, menjalankan fungsi-fungsi yang berhubungan dengan bidang teknik
- Fungsi financial, menjalankan fungsi-fungsi keuangan
- Fungsi information, menampilkan informasi yang beruhubungan dengan lembar kerja
- Fungsi logical, menjalankan operasi logika
- Fungsi lookup and reference, menjalankan fungsi pembacaan tabel dan referensi
- Fungsi math and trigonometri, menjalankan fungsi matematika dan trigonometri
- Fungsi statistical, menjalankan fungsi statistik
- Fungsi text and data, mengelola data berjenis teks
Fungsi yang paling sering digunakan pada saat menjalankan Microsoft Excel adalah fungsi matematika dan statistika. Hal ini disebabkan karena banyak orang menggunakan Micorsoft Excel untuk membuat dokumen yang melibatkan berbagai macam penghitungan. Cara untuk menggunakan fungsi, yaitu secara manual dan melalui toolbar Insert Function.
1. Secara Manual
Salah satu cara menggunakan fungsi yang terdapat pada Microsoft Excel adalah secara manual. Hal ini dilakukan dengan mengetikkan fungsi yang akan digunakan pada sel. Langkah-langkahnya, yaitu :
Selain dengan mengetikkan langsung fungsi pada sel, cara lain untuk menggunakan fungsi adalah dengan menekan ikon Insert Function yang terletak di sebelah kiri formula bar. Langkah-langkahnya, yaitu :
Fungsi yang banyak digunakan selain fungsi matematika, yaitu fungsi logika dan fungsi statistika. Fungsi logika mempunyai operator, seperti AND dan OR. Operator tersebut digunakan untuk menggabungkan beberapa ekspresi logika. Hasil dari fungsi logika akan bernilai TRUE atau FALSE. Hasil TRUE akan ditampilkan jika ekspresi memenuhi syarat yang ditentukan. Hal ini berlaku untuk operator AND. Pada operator AND, jika salah nsatu pernyataan tidak memenuhi syarat maka hasilnya menjadi FALSE. Pada operator OR, hasil akan menjadi TRUE jika salah satu pernyataan sudah memenuhi syarat. Jika semua pernyataan tidak memenuuhi syarat maka hasilnya menjadi FALSE.
Penulisan operator AND dan OR, yaitu
Selain operator AND dan OR, fungsi logika juga mempunyai fungsi IF. Fungsi IF digunakan untuk membuat suatu pernyataan yang mempunyai kondisi tertentu. Jika kondisi tersebut terpenuhi maka akan ditampilkan suatu nilai atau pernyataan tertentu, sedangkan jika tidak terpenuhi maka suatu nilai tertentu juga akan ditampilkan. Pada fungsi IF, nilai benar atau salah dapat dibuat sendiri.
Penulisan operator IF, yaitu
Untuk mempermudah pembuatan formula yang sama secara berulang-ulang, Microsoft Excel menyediakan fasilitas penyalinan formula. Terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menyalin formula, diantaranya dengan menggunakan fasilitas drag and drop.
1. Menggunakan Drag and Drop
Untuk menyalin formula dengan drag and drop dapat dilakukan dengan menarik atau menggeser fill handle ke posisi sel yang diinginkan. Langkah-langkahnya, yaitu :
Cara lain untuk menyalin formula adalah melalui menu Edit - Fill. Cara tersebut hampir sama dengan cara sebelumnya, tetapi sel yang akan menampung hasil salinan harus diblok atau disorot terlebih dahulu. Langkah-langkahnya, yaitu :
Untuk membuat grafik, terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan. Langkah-langkahnya, yaitu :
- Chart type, memilih tipe tampilan grafik.
- Chart sub-type, memilih format tampilan grafik.
- Tombol Press and Hold to View Sample, melihat contoh tampilan grafik.
- Data range, menentukan range data. Kotak ini akan berisi sel-sel yang kamu blok sebelumnya. Untuk menggantinya, kamu dapat menekan tombol di sebelah kanan kotak Data range.- Series in, memilih data series yang akan digunakan. Pada bagian ini ditentukan cara pembacaan grafik.
- Category (X) axis, membuat judul pada sumbu X.
- Series (Y) axis, membuat judul pada sumbu Y.
- Value (Z) axis, membuat judul pada sumbu Z
Selain tab Titles, pada kotak dialog Chart Wizard - Step 3 of 4 - Chart Options juga terdapat beberapa tab lain, yaitu :
- Axes, mengatur tampilan judul pada sumbu X, Y, dan Z.
- Gridlines, mengatur tampilan grid pada sumbu X, Y, dan Z.
- Legend, mengatur tampilan legenda.
- Data Labels, mengatur tampilan label data pada grafik.
- Data Table, mengatur tampilan tabel data.
- As new sheet, menampilkan grafik pada lembar kerja yang terpisah dari lembar kerja yang berisi data.
- As object in, menampilkan grafik dalam lembar kerja yang sama dengan data.
Selain menggunakan pilihan yang terdapat pada toolbar Chart, untuk memodifikasi grafik juga dapat dilakukan melalui menu Chart. Terdapat beberapa bagian pada menu Chart, seperti Chart Type, Source Data, Chart Options, Location, Add Data, Add Tredline, dan 3D View.
1. Memodifikasi Jenis Grafik
Untuk mengubah tampilan grafik yang telah dibuat, dapat dilakukan dengan menggunakan toolbar Chart. Selain itu, dapat dilakukan juga dengan menggunakan menu Chart dengan cara berikut.
Apabila grafik yang telah dibuat akan mengalami peribahan data, kamu dapat mengubahnya melalui menu Chart. Untuk mengubah sumber data dari grafik, dapat dilakukan dengan cara berikut.
Pada fasilitas Chart Option terdapat beberapa pilihan yang dapat digunakan untuk mengatur grafik. Beberapa pilihan tersebut diantaranya untuk mengatur judul, sumbu, gridlines, keterangan, data label, dan tabel data.
Untuk membuka kotak dialog Chart Option, dapat dilakukan dengan cara berikut.
- Axes, mengatur tampilan judul pada sumbu X, Y, dan Z.
- Gridlines, mengatur tampilan grid pada sumbu X, Y, dan Z.
- Legend, mengatur tampilan legenda.
- Data Labels, mengatur tampilan label data pada grafik.
- Data Table, mengatur tampilan tabel data.
Sebagai contoh, grafik yang sudah dibuat ditampilkan dalam lembar kerja yang sama dengan data. Selanjutnya, grafik tersebut akan dipindahkan ke lembar kerja yang terpisah dengan data. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan menu Chart dengan cara sebagai berikut.
Pada saat bekerja, terkadang kamu menambahkan beberapa data baru pada tabel yang sudah dibuat grafik. Selanjutnya, setelah data ditambahkan, data tersebut akan ditampilkan juga sebagai bagian dari grafik yang sudah dibuat.
Untuk mengatasi masalah ini, kamu dapat melakukan langkah-langkah berikut.
Trendline pada suatu grafik dapat digunakan untuk membantu melakukan analisis arah kecenderungan (trend) dari suatu kelompok data. Untuk menampilkan trendline, dapat dilakukan dengan cara berikut.
Jika grafik yang digunakan adalah jenis tiga dimensi maka dapat dilakukan pengaturan tampilan tiga dimensi sesuai dengan keinginan. Jika grafik yang digunakan bukan jenis tiga dimensi maka sebelumnya harus diubah menjadi tipe tiga dimensi terlebih dahulu.
Sebagai contoh, grafik yang digunakan adalah jenis grafik dua dimensi. Oleh karena itu, harus diubah terlebih dahulu menjadi tipe grafik tampilan tiga dimensi. Untuk mengubah tampilan menjadi tiga dimensi dapat dilakukan dengan menggunakan menu Chart - Chart Type. Pilih Chart sub-type menjadi tipe tiga dimensi. Sebagai contoh, pada kolom Chart type dipilih Column dan pada kolom Chart sub-type dipilih Clustered bar with a 3-D visual effect.
Selanjutnya, untuk mengubah tampilan tiga dimensi dapat dilakukan menggunakan langkah-langkah berikut.
- Rotation, mengatur rotasi terhadap sumbu vertikal. Pada grafik tiga dimensi, sumbu vertikal adlah sumbu Z. Selain dengan cara memasukkan nilai pada kotak yang tersedia, untuk mengatur rotasi grafik juga dapat dilakukan dengan menekan tombol yang bergambar panah melengkung dibawah kotak gambar grafik.
Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, terkadang kita membutuhkan bentuk laporan yang tersusun rapi secara berurutan. Apabila data yang terdapat pada lembar kerja tidak berurutan, kamu dapat mengurutkan data tersebut dengan fasilitas Sort. Terdapat dua macam pengurutan data yang biasa dilakukan, yaitu pengurutan secara ascending dan descending. Pengurutan ascending merupakan pengurutan secara menaik dari A ke Z. Sebaliknya, descending merupakan pengurutan secara menurun dari Z ke A.
Langkah-langkah untuk mengurutkan sebuah data, yaitu :
H. Menggunakan Filter Data
Penyaringan atau filter merupakan cara cepat dan mudah dalam bekerja dengan database. Data yang sudah disaring hanya menampilkan data yang sesuai dengan kriteria yang ditentukan. Microsoft Excel menyediakan dua fasilitas penyaringan, yaitu AutoFilter untuk melakukan penyaringan dengan kriteria sederhana dan Advance Filter penyaringan dengan kriteria yang kompleks. Dengan menyaring data menggunakan fasilitas AutoFilter, secara otomatis hanya data dengan nilai tertentu yang akan ditampilkan. Langkah-langkah untuk mengurutkan data, yaitu :
Selain dengan memilih salah satu kriteria yang diinginkan pada kolom yang dipilih, penyaringan data juga dapat dilakukan dengan memilih pilihan lain, yaitu :
Untuk melakukan penyaringan data menggunakan pilihan yang tersedia pada setiap kolom, lakukan langkah-langkah sebagai berikut.
Apabila tanda panah pada kolom tertentu ditekan, akan mucul beberapa pilihan kriteria. Untuk menampilkan semua data, dapat dilakukan dengan memilih (All).
Untuk menampilkan data dengan kriteria tertentu yang dibuat sendiri, dapat dilakukan dengan menggunakan pilihan (Custom...). Untuk menampilkan data menggunakan pilihan (Custom...), dapat dilakukan menggunakan langkah-langkah berikut.
- equals, sama dengan.
- does not equals, tidak sama dengan.
- is greater then, lebih besar dari.
- is greater then or equal to, lebih besar atau sama dengan.
- is less then, kurang dari.
- is less then or equal to, kurang dari atau sama dengan.
- begins with, diawali dengan.
- does not begin with, tidak diawali dengan.
- ends with, diakhiri dengan.
- does not end with, tidak diakhiri dengan.
- contains, berisi atau mengandung.
- does not contain, tidak berisi atau tidak mengandung.
1. Secara Manual
Salah satu cara menggunakan fungsi yang terdapat pada Microsoft Excel adalah secara manual. Hal ini dilakukan dengan mengetikkan fungsi yang akan digunakan pada sel. Langkah-langkahnya, yaitu :
- Arahkan penunjuk sel pada sel yang akan digunakan, biasanya sel yang akan menjadi tempat hasil penghitungan
- Ketikkan fungsi sesuai format yang telah ditentukan, diawali dengan tanda sama dengan (=). Contoh fungsi untuk menjumlahkan nilai, yaitu =SUM( range data ). Selanjutnya tekan tombol Enter pada keyboard
Selain dengan mengetikkan langsung fungsi pada sel, cara lain untuk menggunakan fungsi adalah dengan menekan ikon Insert Function yang terletak di sebelah kiri formula bar. Langkah-langkahnya, yaitu :
- Arahkan penunjuk sel pada sel yang akan digunakan, biasanya sel yang akan menjadi tempat hasil penghitungan.
- Klik menu Insert - Function atau dengan menekan ikon Insert Function.
- Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Insert Function.
- Pilih SUM pada kotak pilihan Select a function kemudian tekan tombol OK.
- Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Function Arguments. Masukkan range data yang akan dijumlahkan. Setelah range data dimasukkan, tekan tombol OK.
- Selanjutnya, akan ditampilkan hasil penghitungan di mana pada formula bar akan ditulis fungsi yang digunakan.
Fungsi yang banyak digunakan selain fungsi matematika, yaitu fungsi logika dan fungsi statistika. Fungsi logika mempunyai operator, seperti AND dan OR. Operator tersebut digunakan untuk menggabungkan beberapa ekspresi logika. Hasil dari fungsi logika akan bernilai TRUE atau FALSE. Hasil TRUE akan ditampilkan jika ekspresi memenuhi syarat yang ditentukan. Hal ini berlaku untuk operator AND. Pada operator AND, jika salah nsatu pernyataan tidak memenuhi syarat maka hasilnya menjadi FALSE. Pada operator OR, hasil akan menjadi TRUE jika salah satu pernyataan sudah memenuhi syarat. Jika semua pernyataan tidak memenuuhi syarat maka hasilnya menjadi FALSE.
Penulisan operator AND dan OR, yaitu
- AND(ekspresi logika 1, ekspresi logika 2, ...)
- OR(ekspresi logika 1, ekspresi logika 2, ...)
Selain operator AND dan OR, fungsi logika juga mempunyai fungsi IF. Fungsi IF digunakan untuk membuat suatu pernyataan yang mempunyai kondisi tertentu. Jika kondisi tersebut terpenuhi maka akan ditampilkan suatu nilai atau pernyataan tertentu, sedangkan jika tidak terpenuhi maka suatu nilai tertentu juga akan ditampilkan. Pada fungsi IF, nilai benar atau salah dapat dibuat sendiri.
Penulisan operator IF, yaitu
- =IF(logika, nilai benar, nilai salah)
- Operator AVERAGE, mencari nilai rata-rata darin sekumpulan data.
- Operator COUNT, menghitung banyaknya data.
- Operator MAX, mencari nilai terbesar dari sekumpulan data.
- Operator MIN, mencari nilai terkecil dari sekumpulan data.
Untuk mempermudah pembuatan formula yang sama secara berulang-ulang, Microsoft Excel menyediakan fasilitas penyalinan formula. Terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menyalin formula, diantaranya dengan menggunakan fasilitas drag and drop.
1. Menggunakan Drag and Drop
Untuk menyalin formula dengan drag and drop dapat dilakukan dengan menarik atau menggeser fill handle ke posisi sel yang diinginkan. Langkah-langkahnya, yaitu :
- Pada lembar kerja dibuat suatu formula untuk menghitung nilai Subtotal dari setiap barang. Rumus yang dibuat dapat dilihat pada formula bar, yaitu mengalikan nilai pada sel D5 dengan sel E5 melalui formula =D5*E5.
- Selanjutnya, untuk menyalin formula tersebut ke bawah, dapat dilakukan dengan mengarahkan penunjuk sel ke sebelah kanan bawah kotak sel F5.
- Pada saat penunjuk sel berubah menjadi tanda plus berwarna hitam +, tekan dan tahan tombol kiri mouse dan geser atau drag ke arah bawah menuju sel F8.
- Setelah berada pada sel F8, lepaskan tombol mouse. Secara otomatis, Microsoft Excel akan membuat salinan formula pada sel F6 sampai F8 dari formula yang terdapat pada sel F5.
- Untuk menyalin formula ke arah samping juga dilakukan dengan cara yang sama, tetapi penunjuk sel ditarik ke arah samping.
Cara lain untuk menyalin formula adalah melalui menu Edit - Fill. Cara tersebut hampir sama dengan cara sebelumnya, tetapi sel yang akan menampung hasil salinan harus diblok atau disorot terlebih dahulu. Langkah-langkahnya, yaitu :
- Pada lembar kerja yang dipilih, dibuat suatu formula untuk menghitung nilai Subtotal dari setiap barang. Rumus yang dibuat dapat dilihat pada formula bar, yaitu mengalikan nilai pada sel D5 dengan sel E5 melalui formula =D5*E5.
- Selanjutnya, blok sel yang akan menampung hasil salinan mulai dari sel yang akan disalin rumusnya, yaitu sel F5 sampai F8.
- Pilih menu Edit - Fill - Down.
- Formula akan disalin pada sel tersebut dan hasil perhitungan akan ditampilkan.
- Untuk menyalin formula ke arah samping kanan dapat dilakukan dengan memilih menu Edit - Fill - Right dan Untuk menyalin formula ke arah samping kiri dapat dilakukan dengan memilih menu Edit - Fill - Left.
Untuk membuat grafik, terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan. Langkah-langkahnya, yaitu :
- Ketik data pada lembar kerja baru.
- Blok sel yang berisi data yang akan digunakan untuk membuat grafik.
- Setelah sel diblok, pilih menu Insert - Chart atau dengan menekan tombol Chart Wizard yang terdapat pada toolbar Standard.
- Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Chart Wizard - Step 1 of 4 - Chart type. Pada kotak dialog tersebut akan dilakukan pemilihan jenis atau tipe grafik yang akan digunakan.
- Chart type, memilih tipe tampilan grafik.
- Chart sub-type, memilih format tampilan grafik.
- Tombol Press and Hold to View Sample, melihat contoh tampilan grafik.
- Pada contoh akan digunakan tipe grafik Column dengan Chart sub-type: Clustered Column.
- Klik tombol Next setelah memilih tipe dan format grafik yang diinginkan. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Chart Wizard - Step 1 of 4 - Chart Source Data. Pada kotak dialog tersebut akan dilakukan pengaturan sumber data yang akan digunakan dan pemilihan data series.
- Data range, menentukan range data. Kotak ini akan berisi sel-sel yang kamu blok sebelumnya. Untuk menggantinya, kamu dapat menekan tombol di sebelah kanan kotak Data range.- Series in, memilih data series yang akan digunakan. Pada bagian ini ditentukan cara pembacaan grafik.
- Pada kotak dialog Chart Wizard - Step 1 of 4 - Chart Source Data juga terdapat tab Series yang dapat digunakan untuk mengatur pengambilan data series sesuai dengan kebutuhan.
- Tekan tombol Next. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Chart Wizard - Step 3 of 4 - Chart Options.
- Category (X) axis, membuat judul pada sumbu X.
- Series (Y) axis, membuat judul pada sumbu Y.
- Value (Z) axis, membuat judul pada sumbu Z
Selain tab Titles, pada kotak dialog Chart Wizard - Step 3 of 4 - Chart Options juga terdapat beberapa tab lain, yaitu :
- Axes, mengatur tampilan judul pada sumbu X, Y, dan Z.
- Gridlines, mengatur tampilan grid pada sumbu X, Y, dan Z.
- Legend, mengatur tampilan legenda.
- Data Labels, mengatur tampilan label data pada grafik.
- Data Table, mengatur tampilan tabel data.
- Setelah selesai melakukan pengaturan, tekan tombol Next.
- Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Chart Wizard - Step 4 of 4 - Chart Location. Pada kotak dialog tersebut dapat dilakukan pemilihan lokasi penempatan grafik.
- As new sheet, menampilkan grafik pada lembar kerja yang terpisah dari lembar kerja yang berisi data.
- As object in, menampilkan grafik dalam lembar kerja yang sama dengan data.
- Untuk menampilkan hasil grafik, tekan tombol Finish.
Selain menggunakan pilihan yang terdapat pada toolbar Chart, untuk memodifikasi grafik juga dapat dilakukan melalui menu Chart. Terdapat beberapa bagian pada menu Chart, seperti Chart Type, Source Data, Chart Options, Location, Add Data, Add Tredline, dan 3D View.
1. Memodifikasi Jenis Grafik
Untuk mengubah tampilan grafik yang telah dibuat, dapat dilakukan dengan menggunakan toolbar Chart. Selain itu, dapat dilakukan juga dengan menggunakan menu Chart dengan cara berikut.
- Pilih grafik yang akan diubah dengan cara mengklik grafik tersebut.
- Pilih menu Chart - Chart Type yang akan menampilkan kotak dialog Chart Type.
- Ubah grafik dengan memilih pilihan yang diinginkan. Sebagai contoh, pilih Bar pada kolom Chart type. Selanjutnya, pilih Clustered bar with a 3-D visual effect pada kolom Chart sub-type.
- Untuk melihat contoh tampilan grafik, tekan tombol Press and Hold to View Sample.
- Setelah memilih jenis grafik yang diinginkan, tekan tombol OK.
Apabila grafik yang telah dibuat akan mengalami peribahan data, kamu dapat mengubahnya melalui menu Chart. Untuk mengubah sumber data dari grafik, dapat dilakukan dengan cara berikut.
- Pilih grafik yang akan diubah dengan cara mengklik grafik tersebut.
- Pilih menu Chart - Source Data yang akan menampilkan kotak dialog Source Data.
- Tentukan data range yang akan digunakan dalam grafik dengan menekan tombol di sebelah kanan kotak Data Range.
- Setelah semua pengaturan selesai dilakukan, selanjutnya tekan tombol OK untuk menggunakan modifikasi yang telah dilakukan.
Pada fasilitas Chart Option terdapat beberapa pilihan yang dapat digunakan untuk mengatur grafik. Beberapa pilihan tersebut diantaranya untuk mengatur judul, sumbu, gridlines, keterangan, data label, dan tabel data.
Untuk membuka kotak dialog Chart Option, dapat dilakukan dengan cara berikut.
- Pilih grafik yang akan diubah dengan cara mengklik grafik tersebut.
- Pilih menu Chart - Chart Options, yang akan menampilkan kotak dialog Chart Options.
- Pilih tab yang akan digunakan untuk melakukan perubahan.
- Axes, mengatur tampilan judul pada sumbu X, Y, dan Z.
- Gridlines, mengatur tampilan grid pada sumbu X, Y, dan Z.
- Legend, mengatur tampilan legenda.
- Data Labels, mengatur tampilan label data pada grafik.
- Data Table, mengatur tampilan tabel data.
- Tekan tombol OK setelah selesai melakukan perubahan.
Sebagai contoh, grafik yang sudah dibuat ditampilkan dalam lembar kerja yang sama dengan data. Selanjutnya, grafik tersebut akan dipindahkan ke lembar kerja yang terpisah dengan data. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan menu Chart dengan cara sebagai berikut.
- Pilih grafik yang akan diubah dengan mengklik grafik tersebut.
- Pilih menu Chart - Location yang akan menampilkan kotak dialog Location.
- Tandai pilihan As object in dan pilih lokasi lembar kerja yang diinginkan.
- Setelah selesai, tekan tombol OK.
Pada saat bekerja, terkadang kamu menambahkan beberapa data baru pada tabel yang sudah dibuat grafik. Selanjutnya, setelah data ditambahkan, data tersebut akan ditampilkan juga sebagai bagian dari grafik yang sudah dibuat.
Untuk mengatasi masalah ini, kamu dapat melakukan langkah-langkah berikut.
- Pilih grafik yang akan diubah dengan mengklik grafik tersebut.
- Pilih menu Chart - Add Data yang akan menampilkan kotak dialog Add Data.
- Tekan tombol OK setelah selesai.
Trendline pada suatu grafik dapat digunakan untuk membantu melakukan analisis arah kecenderungan (trend) dari suatu kelompok data. Untuk menampilkan trendline, dapat dilakukan dengan cara berikut.
- Pilih grafik yang akan diubah dengan mengklik grafik tersebut.
- Pilih menu Chart - Add Trendline yang akan menampilkan kotak dialog Add Trendline.
- Pada kotak dialog tersebut terdapat dua tab, yaitu tab Type dan Options. Pada tab Type dapat dipilih jenis trend yang dibutuhkan. Terdapat beberapa pilihan trend yang dapat dipilih, seperti linear, eksponensial, dan jenis trend lainnya. Pada tab Options dapat dilakukan pengaturan trendline.
- Setelah selesai, tekan tombol OK.
Jika grafik yang digunakan adalah jenis tiga dimensi maka dapat dilakukan pengaturan tampilan tiga dimensi sesuai dengan keinginan. Jika grafik yang digunakan bukan jenis tiga dimensi maka sebelumnya harus diubah menjadi tipe tiga dimensi terlebih dahulu.
Sebagai contoh, grafik yang digunakan adalah jenis grafik dua dimensi. Oleh karena itu, harus diubah terlebih dahulu menjadi tipe grafik tampilan tiga dimensi. Untuk mengubah tampilan menjadi tiga dimensi dapat dilakukan dengan menggunakan menu Chart - Chart Type. Pilih Chart sub-type menjadi tipe tiga dimensi. Sebagai contoh, pada kolom Chart type dipilih Column dan pada kolom Chart sub-type dipilih Clustered bar with a 3-D visual effect.
Selanjutnya, untuk mengubah tampilan tiga dimensi dapat dilakukan menggunakan langkah-langkah berikut.
- Pilih grafik yang akan diubah, dengan mengklik grafik tersebut.
- Pilih menu Chart - 3-D View yang akan menampilkan kotak dialog 3-D.
- Pada kotak dialog ini terdapat beberapa pilihan seperti berikut.
- Rotation, mengatur rotasi terhadap sumbu vertikal. Pada grafik tiga dimensi, sumbu vertikal adlah sumbu Z. Selain dengan cara memasukkan nilai pada kotak yang tersedia, untuk mengatur rotasi grafik juga dapat dilakukan dengan menekan tombol yang bergambar panah melengkung dibawah kotak gambar grafik.
- Setelah selesai, tekan tombol OK.
Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, terkadang kita membutuhkan bentuk laporan yang tersusun rapi secara berurutan. Apabila data yang terdapat pada lembar kerja tidak berurutan, kamu dapat mengurutkan data tersebut dengan fasilitas Sort. Terdapat dua macam pengurutan data yang biasa dilakukan, yaitu pengurutan secara ascending dan descending. Pengurutan ascending merupakan pengurutan secara menaik dari A ke Z. Sebaliknya, descending merupakan pengurutan secara menurun dari Z ke A.
Langkah-langkah untuk mengurutkan sebuah data, yaitu :
- Buka sebuah tab lembar kerja.
- Data tersebut akan diurutkan mulai dari A sampai Z.
- Blok atau pilih data yang akan diurutkan.
- Pilih menu Data - Sort yang akan menampilkan kotak dialog Sort.
- Pada kotak pilihan Sort by, masukkan data sebagai kata kunci pengurutan. Pilih Ascending untuk mengurutkan data secara menaik (dari data terkecil sampai terbesar) dan pilih Descending untuk mengurutkan data secara menurun (dari data terbesar sampai terkecil).
- Sebagai contoh, pada kotak Sort by dipilih Column B dengan pengurutan secara Descending.
- Apabila terdapat pengurutan data menggunakan lebih dari satu kunci pengurutan, dapat dilakukan dengan memasukkan kunci pengurutan pada kotak Then by.
- Pada pilihan My List has, terdapat dua pilihan. Pilih Header row untuk membuat baris pertama yang diblok dianggap sebagai baris judul, sehingga tidak dimasukkan dalam proses pengurutan. Pilih No header row untuk mengurutkan semua data yang telah diblok.
- Setelah selesai, tekan tombol OK.
H. Menggunakan Filter Data
Penyaringan atau filter merupakan cara cepat dan mudah dalam bekerja dengan database. Data yang sudah disaring hanya menampilkan data yang sesuai dengan kriteria yang ditentukan. Microsoft Excel menyediakan dua fasilitas penyaringan, yaitu AutoFilter untuk melakukan penyaringan dengan kriteria sederhana dan Advance Filter penyaringan dengan kriteria yang kompleks. Dengan menyaring data menggunakan fasilitas AutoFilter, secara otomatis hanya data dengan nilai tertentu yang akan ditampilkan. Langkah-langkah untuk mengurutkan data, yaitu :
- Blok sel-sel yang akan disaring datanya.
- Pilih menu Data - Filter - AutoFilter.
- Secara otomatis, pada setiap kolom akan muncul tanda panah.
- Klik judul kolom yang digunakan sebagai acuan kemudian pilih kriterianya. Misalnya, pilih kolom Harian dan pilih kriteria 93. Selanjutnya, akan ditampilkan data dengan ketentuan Harian = 93. Microsoft Excel akan memberi indikasi tanda panah kolom yang disaring dan nomor baris dengan warna biru.
Selain dengan memilih salah satu kriteria yang diinginkan pada kolom yang dipilih, penyaringan data juga dapat dilakukan dengan memilih pilihan lain, yaitu :
- (All). digunakan untuk menampilkan semua data. Selain melalui pilihan (All) yang ditampilkan pada tanda panah disamping kanan suatu kolom, untuk menampilkan semua data juga dapat dilakukan melalui menu Data - Filter - Show All.
- (Top 10...), digunakan untuk menyaring tipe data angka.
- (Custom), digunakan untuk menyaring dengan kriteria tertentu.
Untuk melakukan penyaringan data menggunakan pilihan yang tersedia pada setiap kolom, lakukan langkah-langkah sebagai berikut.
- Untuk menampilkan data berdasarkan kriteria tertentu, klik tanda di sebelah kanan suatu kolom dan akan ditampilkan beberapa kriteria data.
- Untuk menampilkan data yang diinginkan, pilih kriteria data tertentu yang akan ditampilkan. Hanya data yang mempunyai nilai yang sama yang akan ditampilkan.
Apabila tanda panah pada kolom tertentu ditekan, akan mucul beberapa pilihan kriteria. Untuk menampilkan semua data, dapat dilakukan dengan memilih (All).
- Klik tanda panah pada kolom tertentu.
- Pada pilihan yang muncul, pilih (All).
- Selanjutnya, semua data akan ditampilkan.
Untuk menampilkan data dengan kriteria tertentu yang dibuat sendiri, dapat dilakukan dengan menggunakan pilihan (Custom...). Untuk menampilkan data menggunakan pilihan (Custom...), dapat dilakukan menggunakan langkah-langkah berikut.
- Klik tanda panah pada kolom data.
- Pada pilihan yang muncul, pilih (Custom...).
- Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Custom AutoFilter.
- equals, sama dengan.
- does not equals, tidak sama dengan.
- is greater then, lebih besar dari.
- is greater then or equal to, lebih besar atau sama dengan.
- is less then, kurang dari.
- is less then or equal to, kurang dari atau sama dengan.
- begins with, diawali dengan.
- does not begin with, tidak diawali dengan.
- ends with, diakhiri dengan.
- does not end with, tidak diakhiri dengan.
- contains, berisi atau mengandung.
- does not contain, tidak berisi atau tidak mengandung.
Selain itu, pada kotak dialog Custom AutoFilter juga terdapat pilihan And dan Or. Pilihan And digunakan jika semua kriteria harus terpenuhi dan Or digunakan jika satu kriteria terpenuhi maka data sudah dapat ditampilkan.
Langkah-langkah untuk menyaringa data menggunakan pilihan (Top 10...), yaitu :
I. Menyisipkan Dokumen
Microsoft Excel dapat digunakan dengan program aplikasi lain untuk keperluan tertentu. Misalnya, menukar informasi antara aplikasi Microsoft Excel dengan Microsoft Word. Selain itu, Microsoft Excel juga dapat membuat hubungan data antar program. Untuk menyisipkan dokumen Microsoft Excel ke dalam dokumen Microsoft Word, dapat dilakukan dengan menggunakan menu Insert. Selain menggunakan menu Insert, dapat juga dengan menggunakan fasilitasn Copy dan Paste.
1. Menggunakan Menu Insert
Apabila kita ingin menyisipkan dokumen Microsoft Excel menggunakan menu Insert, kita harus membuka dokumen Microsoft Word terlebih dahulu. Selanjutnya, ikuti langkah-langkah berikut.
b. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Open Worksheet.
c. Pada kotak dialog tersebut, tentukan lembar kerja yang akan ditampilkan.
d. Selanjutnya, tekan tombol OK.
2. Menggunakan Copy dan Paste
Cara lain untuk menyisipkan dokumen Microsoft Excel ke dalam Microsoft Word adalah dengan menggunakan fasilitas Copy dan Paste. Cara ini lebih mudah dibandingkan dengan menggunakan menu Insert. Langkah-langkah untuk menyisipkannya, yaitu :
- Untuk menampilkan data siswa yang mempunyai nilai 80 atau lebih, pada kotak Show rows where di baris pertama diisi dengan pilihan is greater then or equal to. Pada kotak di sebelah kanannya diisi dengan nilai 80.
- Tandai pilihan And, karena pada penyaringan data terdapat dua syarat, yaitu nilai lebih besar atau sama dengan 80 dan nilai kurang dari atau sama dengan 90.
- Selanjutnya, pada kotak Show rows where di baris kedua diisi dengan is less then or equal to. Pada kotak di sebelah kanannya diisi dengan nilai 90.
- Tekan tombol OK. Data yang ditampilkan adalah data yang mempunyai nilai akhir antara 80 dan 90.
Langkah-langkah untuk menyaringa data menggunakan pilihan (Top 10...), yaitu :
- Klik tanda panah pada kolom data.
- Pada pilihan yang muncul, pilih (Top 10...).
- Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Top 10 AutoFilter.
- Pada kotak pertama, pilih Top atau Bottom. Top untuk menampilkan nilai tertinggi, sedangkan Bottom untuk menampilkan nilai terendah.
- Pada kotak kedua, masukkan nilai. Selanjutnya, pada kotak ketiga, pilih Items.
I. Menyisipkan Dokumen
Microsoft Excel dapat digunakan dengan program aplikasi lain untuk keperluan tertentu. Misalnya, menukar informasi antara aplikasi Microsoft Excel dengan Microsoft Word. Selain itu, Microsoft Excel juga dapat membuat hubungan data antar program. Untuk menyisipkan dokumen Microsoft Excel ke dalam dokumen Microsoft Word, dapat dilakukan dengan menggunakan menu Insert. Selain menggunakan menu Insert, dapat juga dengan menggunakan fasilitasn Copy dan Paste.
1. Menggunakan Menu Insert
Apabila kita ingin menyisipkan dokumen Microsoft Excel menggunakan menu Insert, kita harus membuka dokumen Microsoft Word terlebih dahulu. Selanjutnya, ikuti langkah-langkah berikut.
- Pada Microsoft Word yang sedang dibuka, pilih menu Insert.
- Apabila menggunakan menu Insert, data Microsoft Excel dapat disisipkan sebagai file atau object.
- Untuk menyisipkan data sebagai objek, pilih menu Insert - Object.
- Untuk menyisipkan Microsoft Excel sebagai file, pilih menu Insert - File.
b. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Open Worksheet.
c. Pada kotak dialog tersebut, tentukan lembar kerja yang akan ditampilkan.
d. Selanjutnya, tekan tombol OK.
2. Menggunakan Copy dan Paste
Cara lain untuk menyisipkan dokumen Microsoft Excel ke dalam Microsoft Word adalah dengan menggunakan fasilitas Copy dan Paste. Cara ini lebih mudah dibandingkan dengan menggunakan menu Insert. Langkah-langkah untuk menyisipkannya, yaitu :
- Buka dokumen Microsoft Excel yang akan disisipkan. Blok sel tertentu yang akan disisipkan.
- Salin atau pindahkan data pada sel tersebut menggunakan fasilitas Copy atau Cut. Tekan tombol Ctrl + C (menyalin data) atau Ctrl + X (memindahkan data).
- Buka dokumen Microsoft Word dimana data Microsoft Excel akan disalin atau dipindahkan. Tempatkan penunjuk mouse pada lokasi dimana data akan ditempatkan.
- Tampilkan data yang disalin atau dipindahkan dengan memilih menu Edit - Paste atau dengan menekan tombol Ctrl + V pada keyboard.