Materi TIK Kelas XI Bab 7

A. Manfaat Program Lembar Kerja

Microsoft Corporation sudah mengeluarkan beberapa versi progam aplikasi Microsoft Office, seperti Microsoft Office 2000/2002/2003 dan Microsoft Office XP. Pada semua program aplikasi Microsoft Office terdapat program aplikasi spreadsheet, yaitu Microsoft Excel. Microsoft Excel dapat digunakan untuk membantu dalam melakukan pengolahan angka-angka untuk membantu menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan pada berbagai bidang, seperti administrasi, akuntansi, perbankan, statistik, bisnis, dan bidang lainnya.

Sebagai prgram aplikasi untuk mengolah angka, Microsoft Excel juga dilengkapi dengan kemampuan untuk menghitung dengan menggunakan rumus dan membuat grafik. Selain itu, Microsoft Excel juga dilengkapi fasilitas hyperlink yang dapat digunakan untuk membuka dan mengaktifkan data atau informasi yang terdapat pada lembar kerja maupun file yang berbeda, bahkan yang terdapat pada web tertentu. Jika Microsoft Excel disimpan dengan format file halaman web maka lembar kerja (worksheet) tersebut dapat ditampilkan sebagai halaman web mengguakan web browser.

Microsoft Excel XP mempunyai fasilitas yang hampir sama dengan program spreadsheet versi sebelumnya. Akan tetapi, Microsoft Excel XP lebih optimal dalam penggunaannya yang bertujuan untuk memudahkan pengguna program aplikasi ini. Hal baru yang terdapat dalam Microsoft Excel XP, yaitu sebagai berikut :

• Pemberian warna pada tab sheet bertujuan agar pengguna dapat mengklasifikasikan jenis data dengan warna yang berbeda.
• Adanya fasilitas mengirim sebuah range yang dapat dilakukan dengan memanfaatkan jaringan Internet.

B. Mengaktifkan Program

Untuk mengaktifkan program aplikasi Microsoft Excel, terdapat beberapa cara yang dapat digunakan, misalnya melalui menu start pada taskbar, ikon pada desktop, ikon file dengan format .xls, atau mengetik EXCEL pada kotak dialog Run. Cara untuk mengaktifkan Microsoft Excel melalui tombol start pada taskbar dilakukan dengan mengklik tombol start pada taskbar kemudian pilih All Programs dan Microsoft Excel. Setelah kita mengaktifkan program, Microsoft Excel akan menampilkan lembar kerja (worksheet) baru yang siap digunakan.

C. Menggunakan Menu

Dalam Microsoft Excel terdapat beberapa menu. Setiap menu mempunyai submenu sesuai dengan fungsinya. Menu standar dari Microsoft Excel terdiri atas menu File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Window, dan Help.

Menu pada Microsoft Office dapat bertambah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Untuk menggunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada menu, dapat kita lakukan dengan mengarahkan mouse pointer ke menu yang dituju kemudian mengklik menu tersebut. Pada menu yang dituju akan terbuka beberapa submenu, kemudian untuk menggunakan fungsi dari tiap setiap submenu dilakukan dengan mengklik submenu tersebut.

1. Menu File

Menu File merupakan menu yang berisi perintah-perintah untuk mengelola buku kerja (workbook) Microsoft Excel. Perintah-perintah yang terdapat pada menu File di antarannya untuk membuat dokumen atau lembar kerja baru dengan perintah New, membuka dokumen dengan perintah Open, menutup dokumen atau lembar kerja dengan perintah Close. Untuk melakukan penyimpanan dokumen dapat dilakukan dengan perintah Save atau Save As. Pengaturan halaman pada Microsoft Excel dapat dilakukan dengan Page Setup, mengatur dan mencetak dokumen dengan perintah Print, menutup Microsoft Excel dengan perintah Exit, dan perintah lainnya.

2. Menu Edit

Menu Edit merupakan menu yang digunakan untuk melakukan beberapa perubahan pada dokumen atau lembar kerja yang sedang aktif. Perintah yang terdapat pada menu Edit di antarannya, yaitu pembatalan perintah terakhir yang telah dilakukan dengan menggunakan perintah Undo atau dengan menekan tombol Ctrl+Z pada keyboard. Jika pada saat menggunakan Undo terdapat kesalahan maka dapat dikembalikan dengan melakukan pengulangan perintah terakhir melalui perintah Repeat atau dengan menekan tombol Ctrl+Y pada keyboard.

Pada menu ini juga terdapat perintah untuk melakukan pemotongan data dengan menggunakan perintah Cut. Untuk melakukan penyalinan data dapat dilakukan dengan perintah Copy dan untuk memindahkan hasil penyalinan data dapat dilakukan dengan perintah Paste. Apabila terdapat kesalahan pada data dapat dihapus dengan menggunakan perintah Delete. Untuk melakukan penyalinan sheet pada lembar kerja digunakan perintah Move or Copy Sheet, sedangkan untuk menghapus sheet pada lembar kerja menggunakan perintah Delete Sheet. Selain itu, terdapat juga beberapa perintah lain yang sama pentingnya dengan perintah sebelumnya.

3. Menu View

Menu View merupakan menu yang berisi perintah-perintah yang berhubungan dengan pengaturan lingkungan dan lembar kerja pada Microsoft Excel. Perintah-perintah yang terdapat pada menu View di antarannya, yaitu pengaturan tampilan lembar kerja, task pane, toolbar, formula bar dan status bar, pembuatan header dan footer, pengaturan ukuran tampilan lembar kerja, dan pengaturan lainnya.

4. Menu Insert

Menu Insert merupakan suatu menu yang berisi perintah-perintah yang diperlukan untuk melakukan penyisipan pada lembar keja Microsoft Excel, baik berasal dari dalam maupun dari luar lingkungan Microsoft Excel. Perintah-perintah yang terdapat pada menu Insert di antarannya digunakan untuk menyisipkan atau menambah sel, baris, kolom, lembar kerja (worksheet), grafik, dan simbol. Selain itu, juga dapat dilakukan penyisipan rumus yang digunakan untuk melakukan berbagai macam penghitungan secara otomatis menggunakan perintah Function. Jika pada lembar kerja diperlukan penyisipan gambar maka dapat dilakukan menggunakan perintah Picture. Pada menu Insert juga dapat dilakukan penyisipan hyperlink, di mana dengan perintah tersebut maka pada lembar kerja akan terdapat link atau shortcut yang dapat membuka atau mengakses data, informasi, lembar kerja, maupun file lain yang tersimpan pada suatu media penyimpanan data yang terdapat pada suatu komputer maupun komputer lain.

5. Menu Format

Menu Format merupakan suatu menu yang berisi kumpulan perintah yang digunakan untuk mengatur format dasar dari lembar kerja. Perintah-perintah pada menu Format meliputi perintah untuk mengatur ukuran dan jenis huruf, format angka, warna, garis pembatas sel, baris, kolom, dan pengaturan lainnya.

6. Menu Tools

Menu Tools berisi perintah-perintah yang digunakan untuk melakukan pengecekan ejaan, pengaturan workbook agar dapat digunakan oleh pengguna komputer komputer lain dalam satu jaringan secara bersama-sama, dan pengaturan setting program Microsoft Excel. Selain itu, pemakai komputer juga dapat membandingkan dan menggabungkan beberapa workbook dalam suatu jaringan menjadi satu workbook menggunaka perintah Compose and Merge Workbooks.

Untuk keamanan data, Microsoft Excel dilengkapi dengan perintah Protection, di mana perintah ini sangat berguna untuk melindungi data agar tidak dapat dilihat oleh orang lain selian yang berhak. Selain itu, terdapat beberapa perintah lainnya yang sangat berguna dalam penggunaan Microsoft Excel.

7. Menu Data

Menu Data terdiri atas perintah-perintah yang digunakan untuk pengolahan data yang terdapat pada lembar kerja. Perintah-perintah pada menu ini di antarannya dapat digunakan untuk mengurutkan data mulai dari yang terkecil sampai yang terbesar, menyaring data yang akan di tampilkan, menghitung nilai subtotal dan total sejumlah data pada satu kolom, membuat tabel, dan beberapa perintah lain yang berhubungan dengan pengolahan data.

8. Menu Window

Menu Window digunakan untuk mengatur jendela kerja dari Microsoft Excel yang sedang aktif. Pada menu ini dapat ditampilkan lembar kerja dalam workbook yang sama pada sebuah jendela baru (new window) dengan perintah New Window. Untuk melakukan pengaturan letak workbook yang sedang aktif, kita dapat menggunakan perintah Arrange. Selain itu, terdapat beberapa perintah lain seperti Hide yang digunakan untuk menyembunyikan jendela workbook yang sedang aktif dan untuk menampilkannya kembali dapat menggunakan perintah Unhide.

9. Menu Help

Menu Help merupakan menu yang digunakan sebagai menu bantuan untuk mencari informasi yang diperlukan pada saat bekerja dengan Microsoft Excel. Selain itu, terdapat perintah yang dapat digunakan untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan yang terjadi pada Microsoft Excel. Untuk menampilkan panduan penggunaan Microsoft Excel, gunakan perintah Microsoft Excel Help atau dengan menekan tombol F1 pada keyboard. Biasanya, setelah memilih printah Microsoft Excel Help akan ditampilkan Office Assistant yang berupa animasi kartun yang akan memandu dalam mencari informasi. Selain itu, untuk memudahkan pengguna komputer dalam memahami fungsi-fungsi pada Microsoft Excel dapat digunakan perintah What's This? yang digunakan dengan mengarahkan pointer ke fungsi yang ingin diketahui.

D. Ikon pada Microsoft Excel

Pada Microsoft Excel terdapat ikon-ikon pada toolbar yang dapat memudahkan pengguna komputer dalam bekerja. Ikon-ikon diwakili dengan simbol atau gambar yang merupakan gambaran dari suatu perintah. Sebagai contoh, ikon Print digambarkan dengan gambar printer. Ikon-ikon pada Microsoft Excel dikelompokkan dalam toolbar, di mana secara default toolbar yang ditampilkan oleh Microsoft Excel, yaitu toolbar Standard dan toolbar Formating yang terletak di bawah menu bar.

Toolbar Standard terdiri atas ikon-ikon yang digunakan untuk membuka dokumen baru, membuka dokumen yang pernah dibuat sebelumnya, menyimpan dokumen, mencetak dokumen, dan perintah lainnya. Dengan kata lain, ikon-ikon pada toolbar ini terdiri atas fungsi-fungsi dasar dari Microsoft Excel.

Toolbar Formating terdiri atas ikon-ikon yang berfungsi untuk menjalankan perintah-perintah untuk mengatur format dasar dari dokumen atau lembar kerja. Perintah-perintah tersebut di antarannya, yaitu untuk pengaturan huruf (font), menentukan perataan teks, pengaturan garis, dan pengaturan lainnya.

Selain toolbar Standard dan Formating, pada Microsoft Excel juga dapat ditampilkan beberapa toolbar lain dengan berbagai macam fungsi. Kelebihan Microsoft Office adalah adanya dukungan terhadap aplikasi atau program lain. Jika suatu program dapat bekerja dengan Microsoft Office maka akan tersedia toolbar yang berhubungan dengan program tersebut. Toolbar PDFMaker 6.0 dan Visual Basic merupakan contoh penambahan toolbar dari aplikasi atau program lain di luar Microsoft Office.

Toolbar yang tidak ditampilkan pada Microsoft Excel dapat dipilih melalui meu View - Toolbars, kemudian memilih jenis toolbar yang ingin ditampilakn. Untuk mengelola toolbar, dapat dilakukan melalui menu View - Toolbars - Customize atau melalui menu Tools - Customize. Selanjutnya, Microsoft Excel XP akan menampilkan kotak dialog Customize yang mempunyai tiga tab, yaitu Toolbars, Commands, dan Options.

Untuk memilih toolbar yang akan ditampilkan, pilih tab Toolbars kemudian tandai kotak nama-nama toolbar yang terdapat pada daftar nama toolbar untuk menampilkan suatu toolbar sehingga toolbar yang dipilih namanya akan tampil pada bagian toolbar.

Untuk menyembunyikan suatu toolbar, hilangkan tanda cek (v) yang terdapat pada bagian kiri nama toolbar yang akan disembunyikan. Cara lain untuk menampilkan atau menyembunyikan toolbar yaitu dengan menggeser pointer mouse ke daerah toolbar kemudian klik tombol mouse sebelah kanan. Daftar nama toolbar akan ditampilkan dan toolbar yang aktif akan ditandai dengan tanda cek (v).

Toolbar dapat diatur posisinya bersebelahan satu sama lain dalam satu baris. Sebagai contoh, toolbar Standard diletakkan di sebelah toolbar Formating. Pada waktu meletakkan beberapa toolbar dalam satu baris yang sama, ada kemungkinan tempatnya tidak mencukupi untuk menampilkan semua ikon. Akibatnya, hanya ikon yang terakhir digunakan yang aka ditampilkan.

Bekerja dengan toolbar sangat membantu karena kita tidak perlu menghapal nama perintah yang akan digunakan. Dengan melihat gambar ikon pada toolbar, kita dapat dengan cepat mengingat fungsi ikon tersebut.