Sabtu, 19 Desember 2009
A. Membuat Lembar Kerja
1. Membuat Lembar Kerja Baru
Pada saat pertama kali membuka program aplikasi Microsoft Excel, secara otomatis akan terbuka sebuah buku kerja (workbook) baru yang masih kosong. Workbook merupakan file Microsoft Excel XP yang berisi satu atau lebih lembar kerja (worksheet) yang dapat digunakan untuk mengorganisasikan berbagai macam informasi yang berhubungan. Kita dapat memasukkan dan mengedit data pada beberapa lembar kerja secara bersamaan. Sebuah lembar kerja terdiri atas beberapa sel.
Nama default untuk sebuah buku kerja yang terbuka untuk pertama kalinya adalah Book1 dan buku kerja ini siap untuk dioperasikan. Pada waktu membuka buku kerja baru yang kedua, nama Book2 akan ditampilkan, demikian setersunya. Pada kondisi awal, sebuah buku kerja hanya terdiri dari tiga tab sheet dengan nama Sheet1, Sheet2, Sheet3.
Apabila kita ingin membuat buku kerja baru selain buku kerja yang sudah ada, kita dapat melakukan salah satu cara berikut :
- Pilih menu File - New. Pada task pane New Workbook, pilih Blank Workbook pada bagian New
- Tekan tombol CTRL + N pada keyboard
- Tekan ikon New pada Standard toolbar
Secara default, setiap buku kerja terdiri atas tiga sheet, di mana jumlah sheet dapat ditambah sesuai dengan kebutuhan. Untuk menambah sheet, kita dapat memilih salah satu dari dua cara berikut :
- Pilih menu Insert - Worksheet
- Klik kanan pada salah satu tab sheet, misalnya pada tab Sheet1. Selanjutnya pilih Insert pada pilihan menu yang ditampilkan. Pada kotak dialog Insert, pilih Worksheet
2. Memasukkan Data
Untuk memasukkan data ke dalam lembar kerja, dapat kita lakukan dengan menggunakan mouse atau tombol tanda panah pada keyboard untuk berpindah antarsel. Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat memasukkan data pada lembar kerja, yaitu sebagai berikut :
- Posisi data yang dimasukkan akan berubah secara otomatis pada saat memasukkan data, seperti teks akan berada pada posisi rata kiri dan angka akan berada pada posisi rata kanan
- Data yang diketikkan akan tertulis pada lembar kerja apabila kita menekan tombol panah atau mouse menunjuk sel lain
- Data yang telah diketikkan pada lembar kerja dapat terhapus apabila pada sel tersebut kita mengetikkan sesuatu. Jika terjadi kesalahan pada saat pengetikan maka kita dapat memilih perintah Undo pada menu Edit. Cara lainnya adalah dengan menekan tombol Backspace pada keyboard untuk menghapus isi sel
- Jika kita ingin mengganti atau memperbaiki isi suatu sel maka dapat dilakukan dengan mengklik dua kali pada sel yang akan dirubah
3. Menghapus data
Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, ada kalanya kita salah memasukkan data. Apabila data diketikkan belum masuk ke dalam sel maka data dapat diperbaiki dengan menekan tombol Backspace pada keyboard. Akan tetapi, apabila data sudah masuk ke dalam sel, terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menghapus data. Langkah-langkah untuk menghapus data di antarannya sebagai berikut :
- Tempatkan penunjuk sel pada sel yang akan dihapus datanya. Kita dapat menghapus beberapa sel sekaligus dengan cara memblok sel-sel tersebut
- Tekan tombol Delete pada keyboard, selanjutnya data pada sel yang dipilih akan terhapus
Perlu diperhatikan bahwa kita hapus dengan cara di atas adalah isi atau data yang terdapat dam sel bukan formatnya. Jika kita akan menghapus data yang mempunyai format tertentu maka dapat dilakukan dengan memilih menu Edit - Clear kemudian pilih kondisi yang diinginkan, yaitu sebagai berikut :
- All, menghapus data dan format tampilannya
- Format, menghapus format tampilannya saja tanpa menghapus data pada sel tersebut
- Contents Del, menghapus data tanpa menghapus format pada sel tersebut
- Comments, menghapus komentar pada sel tersebut
4. Bekerja dengan Sel
Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, biasanya kita tidak hanya bekerja dengan satu sel saja, tetapi beberapa sel sekaligus. Berikut ini tombol-tombol pada keyboard yang dapat digunakan untuk bekerja pada sel :
- (panah arah pada keyboard), Berpindah antarsel ke kiri, atas, kanan, bawah
- Enter, Berpindah satu sel ke bawah
- Tab, Berpindah satu sel ke kanan
- Shift + Tab, Berpindah satu sel ke kiri
- Shift + Enter, Berpindah satu sel ke atas
- Home, Berpindah ke kolom paling kiri atau kolom A
- Ctrl + Home, Berpindah ke awal lembar kerja atau sel A1
- Ctrl + End, Berpindah ke sel terakhir yang sedang digunakan
- Page Up, Berpindah satu layar ke atas
- Page Down, Berpindah satu layar ke bawah
- Ctrl + (panah kiri pada keyboard), Berpindah ke ujung deretan sel yang berisi di sebelah kiri (sama dengan End + panah kiri pada keyboard)
- Ctrl + (panah atas pada keyboard), Berpindah ke ujung deretan sel yang berisi di sebelah atas (sama dengan End + panah atas pada keyboard)
- Ctrl + (panah kanan pada keyboard), Berpindah ke ujung deretan sel yang berisi di sebelah kanan (sama dengan End + panah kanan pada keyboard)
- Ctrl + (panah bawah pada keyboard), Berpindah ke ujung deretan sel yang berisi di sebelah bawah (sama dengan End + panah bawah pada keyboard)
Contoh sederhana bekerja dengan beberapa sel adalah pada saat kita akan memformat beberapa sel sekaligus atau membuat garis. Untuk memblok beberapa sel sekaligus, dapat kita lakukan melalui langkah-langkah berikut :
- Tekan tombol Shift dan tombol panah
- Tahan tombol Shift dan jangan dilepas sampai semua sel yang ingin di blok sudah terpilih semua
- Setelah semua sel telah dipilih atau berubah warna menjadi gelap, lepaskan tombol
Sebagai contoh, kita dapat melakukan langkah langkah berikut :
- Letakkan penunjuk sel pada sel B2
- Tekan tombol Shift dan tombol panah kanan menuju sel E2
- Tekan tombol Shift dan tombol panah bawah sampai dengan baris ke 10
- Sel B2 sampai dengan E10 akan berubah warna menjadi lebih gelap, karena sel tersebut telah terpilih atau di blok
Selain menggunakan tombol pada keyboard, untuk memblok sel juga dapat dilakukan dengan menggunakan mouse melalui langkah-langkah berikut :
- Klik tombol kiri mouse, tahan tombol kiri mouse kemudian geser penunjuk mouse ke sel yang akan diblok atau dipilih
- Lepaskan tombol mouse setelah semua sel yang diinginkan telah diblok
5. Menyimpan Lembar Kerja
Setelah buku kerja selesai dibuat, selanjutnya buku kerja dapat disimpan ke media penyimpanan, seperti harddisk, disket, atau media penyimpanan lainnya. Untuk menyimpan buku kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :
- Pilih menu File - Save, tekan tombol Ctrl + S, atau tekan gambar disket pada standard toolbar
- Selanjutnya, apabila buku kerja belum pernah tersimpan maka akan ditampilkan kotak dialog Save As. Pilih lokasi penyimpanan buku kerja pada kotak Save in. Misalnya, buku kerja akan disimpan pada My Document
- Langkah selanjutnya, yaitu masukkan nama buku kerja pada kotak File name, misalnya beri nama file "latih1"
- Kita dapat memilih jenis format file yang akan disimpan dengan menekan tombol pada kotak pilihan Save as type. Selanjutnya, untuk menyimpan buku kerja tekan tombol Save
B. Menggabungkan Lembar Kerja
Pada saat membuka buku kerja baru pada Microsoft Excel, secara default setiap buku kerja baru akan berisi tiga lembar kerja (worksheet) dengan nama Sheet1, Sheet2, Sheet3. Ketiga lembar kerja tersebut dapat digunakan untuk membuat suatu buku kerja yang akan disimpan dalam satu nama file. Untuk menambah lembar kerja pada suatu buku kerja dapat dilakukan menggunakan menu Insert - Worksheet
Tombol tombol pada keyboard yang biasa digunakan saat bekerja yaitu :
- Page Up, Berpindah satu layar ke atas
- Page Down, Berpindah satu layar ke bawah
- Alt + Page Up, Berpindah satu layar ke kiri
- Alt + Page Down, Berpindah satu layar ke kanan
- Ctrl + Page Up, Berpindah ke lembar kerja berikutnya
- Ctrl + Page Down, Berpindah ke lembar kerja sebelumnya
Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, kita dapat memilih beberapa lembar kerja sekaligus. Hal ini akan memudahkan pembuatan buku kerja yang membutuhkan bentuk laporan dengan format yang sama agar tidak perlu membuat laporan yang sama secara berulang. Fasilitas ini akan menghemat waktu dalam pembuatan buku kerja. Untuk menggabungkan beberapa lembar kerja sekaligus dapat dilakukan melalui langkah langkah berikut :
- Pilih tab lembar kerja, Misalnya Sheet1
- Tekan tombol Shift pada keyboard dan tahan kemudian pilih tab lembar kerja yang diinginkan yang akan dibuka secara bersamaan dengan lembar kerja sebelumnya. Sebagai contoh, dipilih Sheet2
- Selanjutnya, tab Sheet2 akan berubah warna menjadi putih dan pada tittle bar atau judul buku kerja akan tertulis Group. Hal ini menandakan bahwa lembar kerja tersebut telah terpilih bersamaan dengan Sheet1
- Selanjutnya, setelah terpilih dua lembar kerja sekaligus, kita dapat membuat laporan di mana laporan ini akan tertulis pada Sheet1 dan Sheet2. Untuk menulis pada lembar kerja kita hanya perlu mengetik pada satu lembar kerja saja karena apapun yang tertulis pada Sheet1 akan tertulis juga pada Sheet2, begitu juga sebaliknya
C. Memasukkan Data
Pada Microsoft Excel terdapat beberapa jenis data, seperti teks, angka, tanggal, dan waktu. Untuk memasukkan data ke dalam lembar kerja, dapat dilakukan dengan memilih sel di mana data tersebut akan dimasukkan, selanjutnya ketikkan data dan tekan tombol Enter atau Tab pada keyboard. Selain itu, kita dapat menggunakan tombol anak panah pada keyboard atau mengklik sel menggunakan mouse untuk memasukkan data yang telah diketik. Untuk membatalkan perintah memasukkan data ke dalam sel lembar kerja, tekan toblom Esc. Gunakan tombol Backspace untuk menghapus data yang salah pada saat memasukkan data. Ketika memasukkan data, Microsoft Excel XP secara otomatis akan mengenali data yang dimasukkan sebagai data teks, angka, tanggal, atau waktu, termasuk formula-formula yang dibentuk.
1. Memasukkan Data Teks
Untuk memasukkan data dengan jenis teks dapat dilakukan dengan mengetikkan data pada sel. Data dengan jenis teks merupakan suatu data yang terdiri atas karakter atau gabungan antara karakter dengan angka. Microsoft Excel secara otomatis akan mengatur posisi data jenis teks dengan format rata kiri.
Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, data jenis teks dapat ditampilkan dalam berbagai bentuk huruf (font), ukuran (size), warna (color), dan berbagai format lainnya. Untuk mengatur format dari tampilan teks dapat dilakukan melalui menu maupun menggunakan toolbar. Beberapa ikon pada toolbar Formatting dapat digunakan untuk mengatur format teks.
Beberapa pengaturan format teks :
- Font, Memilih jenis huruf
- Font Size, Mengubah ukuran huruf
- Font Style, Mengubah tampilan huruf seperti ketebalan (bold), kemiringan (italic), dan garis bawah (underline)
- Font Color, Mengubah warna huruf
Selain menggunakan toolbar Formatting, untuk mengatur format teks dapat dilakukan melalui menu Format dengan cara sebagai berikut :
- Pilih atau blok sel yang akan diatur
- Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard
- Setelah kotak dialog Format Cells muncul, pilih tab Font
- Pilih dan tentukan format teks yang kita inginkan
2. Memasukkan Data Tanggal dan Waktu
Data tanggal atau waktu yang dimasukkan harus sesuai dengan format yang berlaku pada sistem operasi yang sedang digunakan. Format tanggal pada Microsoft Windows biasanya adalah dd/mm/yy atau dd-mm-yy di mana dd adalah tanggal (Date), mm adalah bulan (Month), dan yy adalah tahun (year). Format tanggal dapat diubah sesuain dengan kebutuhan. Untuk mengubah format tanggal dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
- Pilih sel di mana akan dilakukan perubahan format. Pilih atau blok sel tersebut apabila sel yang dibutuhkan lebih dari satu sel
- Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Format Cells
- Pilih tab Number, pada kotak pilihan Category pilih Date
- Selanjutnya, pada kotak pilihan Type akan ditampilkan format tanggal yang tersedia, pilih format tanggal yang diinginkan kemudian klik tombol OK
Untuk memasukkan tanggal ke dalam sel, kita tingga mengetikannya sesuai dengan format yang telah dipilih sebelumnya. Secara default, format tanggal pada Microsoft Excel adalah mm/dd/yyyy. Jadi, apabila kita ingin memasukkan tanggal 25 Desember 2005 kita tinggal mengetikkan 9/25/2005 atau 9-25-2005.
Seperti ketika memasukkan data tanggal, untuk memasukkan data jenis waktu harus sesuai dengan format yang telah ditentukan. Format data jenis waktu pada Microsoft Excel adalah hh:mm:ss, di mana hh adalah jam (hours), mm adalah menit (minute), dan ss adalah detik (seconds). Untuk mengubah format waktu sama dengan mengubah format tanggal, yaitu sebagai berikut :
- Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I
- Pada kotak dialog Format Cells, klik tab Number. Selanjutnya, pada kotak pilihan Category pilih Time. Pada kotak pilihan Type akan ditampilkan bentuk format tampilan waktu yang dapat dipilih. Pilih format waktu yang kita inginkan
- Untuk memasukkan data jenis waktu dapat dapat dilakukan dengan mengetikkan angka kemudian dibatasi dengan titik dua, misalnya 14:30 atau 2:30 PM
Data jenis tanggal dan angka dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan seperti menghitung hari. Sebagai contoh, coba kita ketikkan data ="9/25/2005" - "9/25/2004" di sembarang sel. Pada saat kita menekan tombol Enter, akan ditampilkan angka 365 yang merpakan pengurangan dari tanggal 9/25/2005 dengan 9/25/2004.
Untuk menampilkan tanggal saat ini pada suatu sel, kita dapat mengetikkan =TODAY(). Sedangkan, untuk menampilkan tanggal beserta waktu saat ini dapat dilakukan dengan mengetikkan =NOW(). Selain itu, masuh banyak fungsi dari tanggal dan waktu yang dapat digunakan.
Beberapa fungsi tanggal :
- =DATE(), Pengisian tanggal
- =DAY(), Menampilkan tanggal
- =MONTH(), Menampilkan bulan
- =YEAR(), Menampilkan tahun
- =DATEVALUE(), Mengubah teks menjadi tanggal
- =WEEKDAY(), Menampilkan angka urutan hari dari input
Contoh : =YEAR("9/25/2005") akan menghasilkan 2005
Beberapa fungsi waktu :
- =TIME(), Pengisian waktu
- =HOUR(), Menampilkan jam
- =MINUTE(), Menampilkan menu
- =SECOND(), Menampilkan detik
- =TIMEVALUE(), Mengubah teks menjadi waktu
Contoh : =TIME(21,30,30) akan menghasilkan 9:30 PM
3. Memasukkan Data Bilangan
Untuk memasukkan data dengan tipe angka pada Microsoft Excel, kita dapat menggunakan simbol mata uang atau simbol-simbol lainnya selama masih terdapat hubungannya dengan penghitungan angka yang dilakukan. Jika simbol yang digunakan tidak dianggap sebagai bagian dari angka maka data yang diketikkan akan berubah menjadi tipe huruf. Hal ini dapat dilihat dari posisi data, apakah berada di posisi rata kiri atau rata kanan. Data dengan tipe angka secara otomatis akan diletakkan pada posisi rata kanan, sedangkan data tipe huruf berada di posisi rata kiri.
Untuk mengubah format data angka, kita dapat melakukan langkah-langkah berikut :
- Pilih sel di mana akan dilakukan perubahan format. Pilih atau blok sel tersebut apabila sel yang dibutuhkan lebih dari satu sel
- Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan Ctrl + I pada keyboard. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Format Cells
- Pilih tab Number dan pada kotak pilihan Category, pilih Number
- Selanjutnya, pada kotak pilihan Decimal places dapat ditentukan jumlah angka desimal di belakang koma yang akan ditampilkan
- Pada kategori Number, kita dapat menampilkan tanda pemisah ribuan dengan memilih kotak Use 1000 Separator (,)
- Untuk mengubah tampilan angka negatif, dapat diubah melalui daftar pilihan Negative numbers dengan memilih format tampilan angka negatif yang akan digunakan
- Untuk mengubah format simbol mata uang, dapat dilakukan melalui pilihan Currency atau Accounting pada kotak pilihan Category. Hal ini dilakukan dengan memilih simbol mata uang yang akan digunakan pada daftar pilihan Symbol. Selanjutnya, untuk memasukkan data, kita hanya perlu mengetikkan angkanya saja tanpa mengetikkan simbol mata uangnya
Selain menggunakan menu Format, untuk mengatur format tampilan angka dapat dilakukan dengan menggunakan toolbar Formatting.
Beberapa fungsi angka :
- =INT(), Pembulatan angka
- =ROUND(), Pembulatan angka berdasarkan nilai numerik tertentu
- =ROUNDUP(), Pembulatan angka ke atas berdasarkan nilai numerik tertentu
- =ROUNDDOWN(), Pembulatan angka ke bawah berdasarkan nilai numerik tertentu
Contoh : =INT(9.5) akan menghasilkan angka 9
D. Memformat Sel
Pada bagian sebelumnya telah dijelaskan cara mengubah format sel untuk angka, tanggal, waktu, dan teks. Pengaturan format dilakukan melalui menu Format - Cells dan selanjutnya membuka tab Number pada kotak dialog Format Cells. Pada bagian ini akan dijelaskan cara mengatur format sel untuk keperluan lainnya seperti mengatur tata letak teks, garis batas, latar belakang, dan proteksi.
1. Format Alignment
Format Alignment digunakan untuk mengatur perataan tampilan data pada suatu sel. Perataan teks atau angka dalam sel sebenernya secara otomatis dilakukan oleh Microsoft Excel, di mana data teks dibuat rata kiri, sedangkan angka dan tanggal dibuat rata kanan. Akan tetapi, kita dapat menentukan perataan teks itu sendiri, yaitu menggunakan tombol Align Left, Center, Align Right, atau Justify pada toolbar Formatting. Selain itu, kita dapat mengatur format perataan teks menggunakan menu Format untuk mengubah posisi rata kiri, kanan, tengah, atas, atau bawah pada suatu sel. Untuk memformat tata letak teks, lakukan langkah-langkah berikut :
1. Pilih sel yang akan diubah formatnya
2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard
3. Setelah kotak dialog Format Cells muncul, pilih tab Alignment. Beberapa bagian yang terdapat pada kotak dialog Format Cells bagian tab Alignment, yaitu sebagai berikut :
1. Pilih sel yang akan diubah formatnya
2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard
3. Setelah kotak dialog Format Cells muncul, pilih tab Alignment. Beberapa bagian yang terdapat pada kotak dialog Format Cells bagian tab Alignment, yaitu sebagai berikut :
a. Text Alignment - Horizontal, menentukan format perataan data secara horizontal. Selain itu, dapat diatur juga jarak indentasi apabila mengatur perataan secara horizontal, dengan mengisi kotak Indent dengan angka yang sesuai
- General, format default yang ditentukan oleh Microsoft Excel. Data teks diformat rata kiri dan angka atau tanggal diformat rata kanan
- Left (Indent), data dalam sel akan diformat rata kiri
- Center, data dalam sel akan diformat rata tengah
- Right (Indent), data dalam sel akan diformat rata kanan
- Fill, data teks atau angka dalam sel akan diulang penulisannya sehingga memenuhi lebar sel
- Justify, data teks dalam sel akan diformat rata kiri dan kanan
- Center Across Selection, memformat data teks atau angka rata tengah terhadap range yang telah dipilih
b. Text Alignment - Vertical, menenttukan format perataan data secara vertikal
- Top, data dalam sel ditulis rata atas terhadap tinggi baris
- Center, data dalam sel ditulis rata tengah terhadap tinggi baris
- Bottom, data dalam sel ditulis rata bawah terhadap tinggi baris
- Justify, data dalam sel akan diformat rata atas dan bawah terhadap tinggi baris
c. Text Control, mengatur data pada suatu sel
- Wrap text, melipat teks ke baris baru atau data akan ditampilkan ke bawah jika lebar sel tidak mencukupi untuk menampung panjang teks
- Shrink to fit, menyesuaikan ukuran huruf suatu teks yang cukup panjang terhadap lebar kolom
- Merge cells, menggabungkan dua atau lebih sel menjadi satu
d. Orientation, menentukan arah penulisan teks. Secara default, teks ditulis secara mendatar atau pada posisi horizontal dengan pembacaan teks dari kiri ke kanan. Akan tetapi, Microsoft Excel XP memberikan kesempatan untuk mengubah bentuk tampilan, yaitu penulisan teks secara vertikal atau miring berdasarkan sudut kecuraman tertentu dengan menuliskan nilai sudut kecuramannya pada bagian Degrees atau dengan menggerakan petunjuk arah teks
e. Right-to-left - Text direction, mengatur cara pembacaan pada suatu sel
4. Lakukan pengaturan perataan sel yang kita inginkan pada kotak dialog Format cells kemudian tekan tombol OK
2. Format Border
Format Border digunakan untuk membuat garis pembatas antarsel. Hal ini sangat berguna untuk membuat tabel-tabel agar terlihat lebih teratur. Untuk mengatur garis pembatas dan bingkai, dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut :
1. Pilih sel yang akan diubah formatnya
2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard
3. Setelah kotak dialog Format Cells ditampilkan, pilih tab Border. Beberapa bagian yang terdapat kotak dialog Format Cells bagian tab Border, yaitu sebagai berikut :
a. Presets, terdapat beberapa pilihan, yaitu sebagai berikut :
- None, menghapus seluruh garis pembatas dan bingkai
- Outline, menampilkan garis pembatas di bagian luar dari sel
- Inside, membuat garis di bagian dalam sel atau di antara sel
b. Border, posisi garis yang diinginkan atau bagian sel yang akan diberi border atau garis pembatas
c. Line - Style, pilihan garis yang dapat digunakan seperti garis putus-putus, garis ganda, dan pilihan lainnya
d. Color, mengubah warna garis
4. Lakukan pengaturan border pada sel yang kita inginkan kemudian tekan tombol OK
Selain menggunakan menu Format, pengaturan border pada sel dapat dilakukan menggunakan ikon Borders pada toolbar Formatting. Caranya, pilih sel-sel yang akan diberi border, kemudian pilih jenis garis pembatas dengan cara mengklik ikon Borders pada toolbar Formatting. Pengaturan border sel juga dapat dilakukan secara langsung dengan menggambar garis pembatas sendiri menggunakan mouse dengan memilih fasilitas Draw Borders melalui ikon Borders. Ketika kita memilih fasilitas tersebut maka akan ditampilkan toolbar Borders untuk melakukan pengaturan border sel.
3. Format Color dan Pattern
Format Color dan Pattern digunakan untuk mengatur pemberian warna dan latar belakang dari suatu sel yang dipilih. Untuk mengatur format Color dan Pattern, dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut :
1. Pilih sel yang akan diubah formatnya
2. Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I pada keyboard
3. Setelah kotak dialog Format Cells ditampilkan, pilih tab Patterns. Beberapa bagian yang terdapat pada kotak dialog Format Cells bagian tab Border, yaitu sebagai berikut :
- Color, memilih warna latar belakang dari sel
- Pattern, mengubah latar belakang suatu sel dengan corak atau pola tertentu
- Sebelum pilihan warna dan latar belakang diterapkan pada sel, kita dapat melihat contoh tampilan pada kotak Sample
4. Lakukan pengaturan warna dan pola sel sesuai keinginan kita kemudian tekan tombol OK
Selain penggunaan menu Format, pengaturan warna sel dapat dilakukan menggunakan ikon Fill Color pada toolbar Formatting. Caranya, pilih sel-sel yang akan kita beri warna kemudian klik salah satu warna yang kita inginkan melalui ikon Fill Color pada toolbar Formatting
5. Format Protection
Untuk menjaga agar data pada sel tidak diubah oleh pihak lain, Microsoft Excel menyediakan fasilitas Protection. Fasilitas tersebut dapat digunakan untuk mengunci sel agar tidak dapat diubah dan menyembunyikan formula yang telah dibuat agar tidak dapat terlihat. Untuk mengatur format Protection, dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut :
- Pilih sel yang akan diubah formatnya
- Pilih menu Format - Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + I
- Setelah kotak dialog Format Cells ditampilkan, pilih tab Protection
- Pada format Protection terdapat dua pilihan yaitu Locked dan Hidden. Locked, digunakan untuk mengunci sel dari perubahan data. Hidden, digunakan untuk menyembunyikan formula pada suatu sel
Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, terkadang kita harus menggabungkan beberapa sel menjadi satu. Penggabungan dua atau lebih sel dapat dilakukan secara horisontal, vertikal, maupun gabungan keduanya. Penggabungan dua atau lebih sel akan menghilangkan batas kolom dan baris dari sel tersebut dan sebagai gantinya sel-sel tersebut akan berupas suatu sel yang lebih panjang atau lebih lebar. Untuk memahami penggabungan sel, dapat dilakukan langkah-langkah berikut :
- Blok sel B2 sampai dengan E2
- Klik ikon Merge and Center pada toolbar Formatting
- Secara otomatis sel yang diblok yaitu sel B2 sampai E2 akan berubah menjadi satu sel
F. Memformat Baris dan Kolom
Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, kita akan menggunakan sel-sel sebagai tempat bekerja. Pada saat mengetikkan data ke dalam suatu sel, terkadang data yang diketikkan tidak mencukupi lebar atau panjang dari sel tersebut. Hal ini dapat diperbaiki dengan mengubah ukuran baris atau kolom.
1. Mengatur Tinggi Baris
Untuk mengubah tinggi dari suatu baris dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau melalui menu Format. Langkah-langkah untuk mengatur tinggi suatu baris, yaitu sebagai berikut :
- Pilih atau blok sel yang akan diubah barisnya
- Apabila akan menggunakan mouse, tempatkan penunjuk mouse pada batas baris antarsel. Setelah muncul kursor dengan tanda panah dua arah di antara sel, tahan tombol mouse dan gerakkan mouse sesuai dengan ukuran tinggi baris yang diinginkan
- Pilih atau blok sel yang akan diubah tinggi barisnya
- Pilih menu Format - Row - Height
- Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Row Height
- Masukkan ukuran tinggi baris yang kita inginkan pada kotak Row height. Tekan tombol OK. Selanjutnya, tinggi baris dari sel yang dipilih akan berubah secara otomatis.
2. Mengatur Lebar Kolom
Untuk mengubah lebar suatu kolom, dapat dilakukan dengan cara yang hampir sama dengan mengubah baris. Caranya, yaitu menggunakan mouse atau melalui menu Format. Selain itu, terdapat juga fasilitas untuk mengubah lebar semua kolom. Langkah - langkah untuk mengatur lebar kolom, yaitu :
- Pilih atau blok sel yang akan diubah lebar kolomnya
- Apabila kita akan menggunakan mouse, tempatkan penunjuk mouse pada batas kolom antara sel. Setelah muncul kursor dengan tanda panah dua arah di antara sel, tahan tombol mouse dan gerakkan mouse sesuai dengan ukuran lebar kolom yang diinginkan
- Pilih atau blok sel yang akan diubah lebar kolomnya
- Pilih dan klik menu Format - Column - Width
- Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Column Width
- Masukkan ukuran tinggi baris yang kita inginkan pada kotak Column width. Tekan tombol OK. Selanjutnya, lebar kolom dari sel yang dipilih akan berubah secara otomatis
- Pilih menu Format - Column - Standard Width
- Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Standard Width. Isi kotak Standard column width dengan ukuran lebar kolom yang diinginkan. Tekan tombol OK. Selanjutnya, lebar semua kolom pada lembar kerja yang sedang digunakan akan berubah
Untuk menyembunyikan baris atau kolom, kita dapat melakukan langkah - langkah berikut.
- Pilih satu atau lebih baris atau kolom yang akan disembunyikan
- Pada menu Format, pilih Row untuk baris atau Column untuk kolom
- Pilih Hide untuk menyembunyikan baris atau kolom
- Pilih baris atau kolom yang mengapit baris atau kolom yang disembunyikan
- Pada menu Format, pilih Row untuk baris atau Column untuk kolom
- Pilih Unhide untuk menampilkan kembali baris atau kolom
Dalam membuat suatu buku kerja, biasanya untuk memudahkan pekerjaan dibutuhkan beberapa fasilitas yang dapat digunakan untuk menyalin data. Microsoft Excel dan aplikasi Windows lainnya menyediakan fasilitas untuk menyalin dan memindahkan data. Fasilitas yang terdapat pada Microsoft Excel adalah Cut, Copy, Paste, dan Paste Special.
1. Memindahkan Data
Memindahkan data adalah menghapus data yang terdapat pada suatu tempat atau sel dan menempatkannya di tempat atau sel yang lain. Untuk menghapus dan memindahkan data, digunakan perintah Cut dan Paste. Langkah - langkah untuk memindahkan data, yaitu sebagai berikut.
- Blok atau pilih sel yang berisi data yang akan dipindahkan
- Pilih menu Edit - Cut. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + X pada keyboard atau ikon Cut pada toolbar Standard
- Pindahkan penunjuk sel ke sel yang menjadi tempat untuk data yang dipindahkan
- Pilih menu Edit - Paste. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + V pada keyboard atau ikon Paste pada toolbar Standard
- Selanjutnya, data akan berpindah ke lokasi baru
Menyalin data pada dasarnya sama dengan memindahkan data, tetapi data yang terdapat pada posisi awal tidak akan dihapus. Untuk menyalin data digunakan perintah Copy dan Paste. Langkah - langkah untuk memindahkan data yaitu sebagai berikut.
- Blok atau pilih sel yang berisi data yang akan dipindahkan
- Pilih menu Edit - Copy. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + C pada keyboard atau ikon Copy pada toolbar Standard
- Pindahkan penunjuk sel ke sel yang menjadi tempat untuk data yang akan disalin
- Pilih menu Edit - Paste. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + V pada keyboard atau ikon Paste pada toolbar Standard
- Selanjutnya, data akan tersalin ke lokasi baru
- Formulas, menyalin rumus sel seperti yang tertulis pada bagian formula bar
- Values, menyalin nilai hasil dari suatu penghitungan rumus dari suatu sel atau range
- No Borders, menyalin semua isi sel termasuk format yang dimilikinya, tetapi tanpa menyertakan format border (garis bingkai) yang dimiliki oleh sel atau range
- Transpose, menyalin sel dengan mengubah kolom menjadi baris dan baris menjadi kolom
- Paste Link, menyalin sel dengan membuat hubungan antara data yang disalin dengan hasil salinan
- Paste Special, menyalin sel dengan beberapa pilihan tertentu
Microsoft Excel menyediakan fasilitas lain yang sangat berguna, yaitu Paste Special. Fasilitas tersebut mempunyai beberapa pilihan yang dapat digunakann untuk menyalin sekaligus menjalankan perintah penjumlahan, pembagian, perkalian, dan perintah lainnya. Selain itu, perintah Paste Special juga mempunyai perintah untuk memilih apa yang akan disalin, misalnya pada sel tujuan hanya akan disalin formulanya saja tanpa menyalin data atau hanya akan menyalin nilai datanya. Untuk menggunakan Paste Special, lakukan perintah pengopian terlebih dahulu menggunakan fasilitas Copy atau Cut kemudian tekan tanda panah kecil disebelah ikon Paste pada toolbar Standard yang akan menampilkan pilihan. Selain itu, perintah tersebut dapat dilakukan melalui menu Edit - Paste Special.
Berikut ini merupakan beberaoa fasilitas yang terdapat pada Paste Special bagian Paste.
- All, menyalin isi sel termasuk formatnya. Pilihan ini sama dengan perintah Paste biasa yang terdapat pada menu Edit
- Formulas, hanya menyalin rumus sel seperti yang tertulis pada bagian formula bar
- Values, hanya menyalin nilai hasil dari suatu penghitungan rumus. Pilihan ini hanya menyalin hasil, bukan rumusnya
- Formats, menyalin format yang terdapat pada sel sedangkan rumus atau isi sel diabaikan
- Comments, menyalin komentar yang terdapat pada sel Validation, hanya menyalin aturan aturan validasi data yang terdapat pada sel
- All except borders, menyalin semua yang terdapat pada sel kecuali garis pinggir. Pilihan ini digunakan jika pada sel tujuan sudah terdapat garis pinggir
- Column width, menyalin ukuran lebar kolom yang terdapat pada sel formulas and number formats, menyalin formula pada rumus dan format angka pada sel
- Values and number formats, menyalin nilai hasil dan format angka pada sel
- None, menyalin data yang terdapat pada sel tanpa melakukan operasi matematika
- Add, menyalin data sekaligus menjumlahkan data tersebut dengan data yang terdapat pada sel tujuan
- Subtract, menyalin data dan mengurangi data di sel tujuan dengan data dari sel awal
- Multiply, menyalin data sekaligus mengalikannya dengan data yang terdapat pada sel tujuan
- Divide, menyalin data sekaligus membagi data pada sel tujuan dengan data dari sel awal